¿Qué es Systema?

Systema es un ERP ligero de gestión comercial pensado para autónomos, freelancers y pequeñas empresas que necesitan una herramienta de facturación potente sin la complejidad de ERPs empresariales.

Funciona con PHP nativo y MySQL — sin Composer en producción, sin frameworks, sin dependencias externas que gestionar. Se instala subiendo los archivos por FTP y configurando la base de datos desde el propio panel.

Arquitectura de módulos

Cada acción del sistema es un endpoint PHP independiente en /modules/. El frontend llama a estos endpoints con fetch() via JSON. No hay estado compartido entre peticiones — cada endpoint valida sesión, conecta a BD y responde.

POST /modules/facturacion/create.php  → { success, id, numero }
POST /modules/facturacion/send_email.php → { success, email }
GET  /modules/facturacion/pdf_export.php?id=5 → factura.pdf
GET  /modules/facturacion/pdf_render.php?token=XYZ → HTML público

Recuperación de contraseña

La pantalla de login incluye el modal "He olvidado mi contraseña". Al introducir el email, reset_password.php consulta la base de datos central de licencias, genera una contraseña temporal segura con random_int(), la hashea con password_hash(), la guarda en config/settings.php y la envía por email al cliente. La respuesta siempre es genérica — no revela si el email existe o no.

Pantalla principal del sistema. Ofrece una visión global del estado del negocio al momento de acceder.

KPIs en tiempo real

Gráficos

• Flujo de ingresos — gráfico de área: cobrado vs pendiente por los últimos 6 meses. Usa Chart.js 4.4.
• Distribución por estado — donut chart con cobradas / enviadas / vencidas / borradores.

Últimas facturas

Tabla con las 6 facturas más recientes. Click en cualquier fila abre el PDF en nueva pestaña.

Notificaciones de vencidas v0.5.5

Badge rojo estilo iOS en la campana del topbar con el número de facturas vencidas. Se actualiza automáticamente al cargar los KPIs. Click abre el modal de vencidas.

Modal de facturas vencidas v0.5.5

Lista todas las facturas con estado vencida del período seleccionado. Incluye dos acciones por fila:

• Fecha hoy — actualiza fecha_vencimiento a la fecha actual y cambia estado a enviada vía modules/facturacion/update_vencimiento.php.
• Enviar — se activa solo después de actualizar la fecha. Manda el email al cliente con la factura actualizada.

Filtros del Dashboard v0.5.3

Selector global que controla todos los KPIs y gráficas: Histórico total, año concreto (2019–2026) o trimestre del año actual. Los subfiltros de cada gráfica se adaptan dinámicamente según el global seleccionado.

Acceso rápido v0.6.0

Botones de acción rápida en el Dashboard: Nueva Factura y Nuevo Presupuesto. Navegan directamente al módulo correspondiente y abren el modal de creación automáticamente via parámetro ?nuevo=1 en la URL.

Pipeline comercial para gestionar contactos antes de que se conviertan en clientes. Permite seguir el estado de cada oportunidad y convertirla a cliente cuando está lista.

Estados del pipeline

Convertir lead a cliente

La acción Convertir crea automáticamente un cliente con los datos del lead (nombre, email, teléfono) y marca el lead como convertido. Verifica que no exista ya un cliente con el mismo email antes de crear.

Rediseño completo v0.6.0

El módulo recibió un rediseño completo con multiselect, bulk actions y exportación:

• Multiselect — selección múltiple con checkbox por fila y selector global.
• Bulk eliminar — elimina múltiples leads seleccionados en una sola acción.
• Bulk convertir — convierte varios leads a clientes en lote.
• Exportar Excel — descarga todos los leads filtrados como .xlsx con SheetJS.
• KPIs actualizados — Total leads · Valor activo · Cualificados · Convertidos este mes.

Base de datos de clientes y empresas. Cada cliente tiene ficha completa con datos fiscales, datos de contacto, forma de pago e IBAN para transferencias.

Campos disponibles

Sistema Activo / Inactivo v0.6.0

Toggle por fila para marcar clientes como activos o inactivos. Disponible también en bulk actions (activar/desactivar seleccionados) y en la toolbar de filtrado. Los clientes inactivos no aparecen en los selectores de nueva factura/presupuesto.

Importación masiva desde Excel

Arrastra o selecciona un archivo .xlsx — el sistema lo parsea en el navegador con SheetJS y muestra una preview de 5 filas antes de importar. La plantilla Excel descargable está en /modules/clientes/clientes.xlsx.

Exportación XLSX v0.6.0

Exporta todos los clientes a .xlsx con cabecera profesional y estilos via SheetJS (antes exportaba a CSV). Compatible con Excel español sin problemas de codificación.

Crea presupuestos detallados con líneas de concepto y envíalos al cliente. Cuando el cliente acepta, conviértelo a factura en un click.

Flujo completo

Estados

Paridad con facturación v0.6.0

El módulo de presupuestos alcanzó paridad completa con facturación. Endpoints disponibles:

Módulo principal de Systema. Gestiona el ciclo de vida completo de cada factura desde su creación hasta el cobro, incluyendo envío por email con tracking de apertura.

Estados de factura

Numeración automática

Cada factura recibe un número correlativo único por marca. El formato es configurable en marcas.prefijo_factura con soporte para el token {YEAR}. Ejemplo: RG{YEAR}- genera RG2026-0001.

El contador se actualiza con FOR UPDATE en una transacción MySQL para evitar números duplicados en caso de peticiones concurrentes.

Pipeline de envío por email

Visor de factura (pdf_render.php)

Renderiza la factura como HTML en el navegador usando la plantilla personalizable. Admite dos modos de acceso:

• ?id=X — acceso interno con sesión activa. Abre el visor y lanza window.print() automáticamente.
• ?token=XYZ — acceso público sin sesión. Es la URL que recibe el cliente en el email. Valida el token contra la BD antes de mostrar nada.
• ?preview=1 — preview desde configuración con datos de ejemplo, sin factura real.

Exportación PDF (pdf_export.php)

Genera PDFs con dompdf v2 usando HTML interno optimizado para el renderizador.

• ?id=5 — descarga individual como factura_RG2026-0001.pdf
• ?ids=1,2,3 — bulk hasta 100 facturas, descarga como facturas_2026-03-14.zip

Tracking de apertura

Cuando el cliente abre el email y carga la imagen 1×1, track_open.php registra la apertura. Usa COALESCE(abierto_at, NOW()) para guardar solo la primera apertura, ignorando las siguientes. El estado visual de la factura cambia a "leída" en el listado.

Filtros y buscador v0.5.4

La carga inicial filtra solo el año actual via BETWEEN en lugar de YEAR() para aprovechar los índices. El año se persiste en localStorage con validación contra los años reales de la BD para evitar bucles infinitos de redirección.

• Búsqueda — por número de factura, cliente y concepto con debounce de 300ms.
• Filtro de estado — todas, borrador, enviada, leída, cobrada, vencida.
• Filtro de marca — multiempresa.
• Filtro de año — carga solo las facturas del año seleccionado.
• Filtro de trimestre — T1-T4 del año seleccionado.

URL ?buscar=FAC-00123 — navegar con este parámetro desde el dashboard carga todas las facturas, inyecta el número en el buscador y filtra automáticamente.

Buscador de cliente v0.5.4

El modal de nueva/editar factura usa un campo de búsqueda con dropdown en lugar del <select> nativo. Filtra por nombre y NIF simultáneamente, resalta coincidencias. El dropdown se renderiza en el body con position:fixed para evitar el overflow del modal.

Stats bar v0.5.4

Barra de resumen que aparece cuando hay cualquier filtro activo. Muestra: N resultados (tungsteno), facturado, desglose por estado y última factura (todo en gris). Los KPIs superiores se recalculan en tiempo real al filtrar.

Exportación Excel v0.5.4

Botón "Exportar" en el topbar genera un Excel con xlsx-js-style con cabecera profesional: título, fecha de exportación, período calculado automáticamente, datos fiscales del emisor y dos filas de totales (cobrado en verde + total general en azul). Siempre ordenado cronológicamente ascendente.

Snapshot del emisor v0.6.0

Al crear una factura, modules/facturacion/create.php lee los datos fiscales actuales de configuracion (grupo fiscal) y los guarda como snapshot en los campos emisor_nombre, emisor_nif y emisor_direccion de la tabla facturas. Aplica igualmente a presupuestos.

Módulo para generar, gestionar y enviar los cierres fiscales — anuales o trimestrales — al gestor o contable. Automatiza la generación de ZIPs con todas las facturas del período organizadas por trimestre, y proporciona un portal seguro de descarga sin necesidad de login.

Flujo completo

Modo trimestral v0.6.0

Al crear un resultado, el selector de período permite elegir entre Anual (ejercicio completo, 4 ZIPs) o un trimestre específico (T1/T2/T3/T4, 1 ZIP). La BD filtra automáticamente las facturas del rango de fechas correcto. El portal público se adapta mostrando solo el trimestre relevante.

Modelos AEAT en el ZIP v0.6.0

Al crear un resultado se pueden marcar los modelos AEAT a incluir. M303 y M130 están marcados por defecto; M390 solo se activa para Anual o T4. Los PDFs de los modelos se sirven desde modules/presentador/pdf_publico.php — endpoint sin sesión que valida el token del resultado antes de servir el PDF.

Tabla de resultados

Muestra una tabla comparativa con el desglose por ejercicio: facturas totales, cobrado, pendiente, vencidas, borradores, total emitido y barra de progreso de % cobrado. La columna Ejercicio muestra el trimestre bajo el año cuando el resultado no es anual.

Estados del ZIP

Archivos del módulo

Schema BD: resultados_anuales

Sistema de zoom configurable para adaptar la interfaz al tamaño de pantalla del usuario. El zoom se guarda de forma persistente en el servidor (config/settings.php) y en el navegador (localStorage), de modo que sobrevive a limpiezas de caché.

Configuración

Disponible en Configuración → Interfaz UI. Valores disponibles: 70%, 75%, 80%, 85%, 90%, 95%, 100%, 110%, 115%, 120%, 125%.

Implementación técnica

• config/settings.php — clave ui_zoom con el valor numérico como string (ej: '85').
• layout.php — inyecta document.documentElement.style.zoom en el <head> antes de renderizar para evitar flash visual.
• assets/core.js — función applyZoom(z) para cambios en tiempo real desde el selector.
• modules/configuracion/save_ui.php — endpoint POST que valida y persiste el zoom en settings.php.

Módulo que calcula automáticamente los valores de los modelos tributarios de la AEAT a partir de los datos de facturación almacenados en la BD. No necesitas introducir nada manualmente — Systema lee tus facturas y calcula las casillas.

Modelos soportados

Filtros disponibles

• Marca — filtra solo las facturas de una marca específica o todas.
• Ejercicio — año fiscal (por defecto el año en curso).
• Período — 1T (ene-mar), 2T (abr-jun), 3T (jul-sep), 4T (oct-dic), ANUAL.

Generación de PDF oficial

Usa FPDI para importar las plantillas PDF oficiales de la AEAT (m303.pdf, m130.pdf, m390.pdf) y FPDF para escribir los valores calculados en las coordenadas exactas de cada casilla. El resultado es un PDF rellenado listo para presentar.

Historial de declaraciones

Cada presentación queda guardada en la tabla presentaciones_historial con el snapshot JSON completo de los datos calculados, permitiendo re-descargar cualquier declaración anterior sin recalcular.

Reply-To SMTP v0.6.0

Campo reply_to opcional en la configuración SMTP. Cuando está definido, todos los emails enviados desde Systema (facturas, presupuestos, resultados) incluyen la cabecera Reply-To apuntando a esa dirección. Útil para redirigir respuestas de clientes a una bandeja específica.

Seguridad del portal contable v0.6.0

El campo portal_password (grupo seguridad) protege el acceso al portal público del contable con una pantalla de login. Si está vacío, el portal es de acceso libre por token.

Nuevos endpoints v0.6.0

Marcadores de plantilla PDF

La plantilla HTML acepta los siguientes marcadores que se sustituyen con los datos reales de cada factura:

{{numero}}           {{fecha_emision}}      {{fecha_vencimiento}}
{{cliente_nombre}}   {{cliente_nif}}        {{cliente_email}}
{{cliente_direccion}}{{cliente_cp}}         {{cliente_ciudad}}
{{emisor_nombre}}    {{emisor_nif}}         {{emisor_direccion}}
{{emisor_email}}     {{emisor_telefono}}    {{emisor_iban}}
{{emisor_forma_pago}}{{base_imponible}}     {{iva_porcentaje}}
{{iva_importe}}      {{irpf_porcentaje}}    {{irpf_importe}}
{{total}}            {{notas_cliente}}      {{lineas}}

Eliminar marcas

Desde Configuración → Marcas, cada marca dispone de un botón de eliminar (icono papelera). El endpoint modules/configuracion/delete_marca.php verifica antes de borrar que la marca no tenga facturas ni presupuestos vinculados. Si los tiene, devuelve un error descriptivo y la operación se cancela. Si no tiene documentos, la elimina de la tabla marcas.

Panel de control técnico del sistema. Accesible desde el sidebar en status.php. Monitoriza en tiempo real el estado de todos los componentes críticos de Systema.

Chip de estado global

Lo primero que ves al entrar. Barra a todo el ancho que resume el estado de todo el sistema en un único indicador:

Sectores A–J explicados

Acciones y niveles de riesgo

Índices de rendimiento v0.4

Migración aplicada en v0.4 para soportar volúmenes de 10.000+ facturas sin degradación. Se aplica ejecutando systema_v04_indexes.sql en phpMyAdmin.

Vistas SQL

• v_dashboard_facturas — JOIN facturas + clientes + marcas con campos calculados año y trimestre.
• v_dashboard_presupuestos — Ídem para presupuestos.

Catálogo maestro de productos y servicios para agilizar la creación de facturas y presupuestos. La base de datos está creada y migrada en producción — la UI (autocomplete en modales de factura/presupuesto) está pendiente para v1.0.

Tablas de BD

Lógica de PVP

El PVP no se almacena en BD — se calcula al vuelo: pvp = coste_neto × (1 + categoria.margen_pct / 100). Cambiar el margen de una categoría actualiza automáticamente el PVP de todos sus productos sin necesidad de UPDATE masivo.

Importación masiva

El archivo systema_productos_plantilla.xlsx incluye 4 pestañas: instrucciones, categorias, productos y SQL de referencia. Compatible con el formato de importación habitual de proveedores tipo Saltoki.

Sistema de licencias para distribuir Systema a múltiples clientes. Cada instalación valida su licencia contra el servidor de licencias del autor mediante HMAC-SHA256 — sin enviar datos sensibles.

Funcionamiento

Dominios exentos

Los dominios localhost, rafelgil.com y entornos de desarrollo están exentos de validación para facilitar el desarrollo local sin necesidad de licencia activa.

Login Landing — Acceso desde systemafacil.com

Los clientes cloud acceden desde systemafacil.com introduciendo su email. El sistema LOGIN LANDING/login.php consulta lookup.php, que busca la url_instalacion en la BD central de licencias y redirige automáticamente al cliente a su instalación. No requiere contraseña en este paso — solo hace routing. La autenticación ocurre en la instalación destino.

Motor de actualizaciones automático que permite distribuir nuevas versiones de Systema a instalaciones en producción sin intervención manual por FTP. El proceso completo dura menos de 30 segundos.

Flujo de actualización

Generador Core ZIP

Herramienta de desarrollo (actualizaciones.php) que genera automáticamente el ZIP de distribución con los 94 archivos core, el manifest SHA256 y los metadatos de versión. Solo accesible con credenciales de autor.

¿Qué hará?

El asistente IA permitirá crear facturas y presupuestos mediante lenguaje natural, tanto por texto como por voz. Ejemplos de instrucciones:

"Crea una factura para Rafel Gil por diseño web, 1.500€, con 21% de IVA y 15% de IRPF"
"Duplica la última factura de este mes para el mismo cliente"
"¿Cuánto tengo pendiente de cobro este trimestre?"

Arquitectura técnica

• Modelo: Groq API con llama3-70b-8192 (configurable en panel)
• Endpoint: ai_webhook.php — ya creado, pendiente de implementación
• Autenticación: header X-Systema-Key
• Respuesta: Groq parsea la instrucción y devuelve JSON estructurado que Systema convierte en factura/presupuesto

Configuración necesaria

En Configuración → IA / Groq: introduce tu API key de Groq y activa el módulo con el toggle ia_activa.

¿Qué es VeriFactu?

Sistema de verificación de facturas de la AEAT que exige que cada factura emitida sea registrada en tiempo real en los servidores de Hacienda con una firma digital. Garantiza la integridad e imposibilidad de modificación de facturas una vez emitidas.

Estado actual en Systema

• Campos verifactu_enviada y verifactu_id ya presentes en tabla facturas.
• Configuración verifactu_activo, verifactu_endpoint y verifactu_api_key en tabla configuracion.
• Tab de configuración ya visible en el panel (marcado como "Pronto").
• La implementación del envío a la AEAT está pendiente de la publicación de las especificaciones técnicas definitivas.

Systema incluye un script de limpieza automática que se ejecuta vía cron job. Elimina los ZIPs de resultados generados que han superado los 14 días de validez y resetea su estado para permitir regeneración.

Configuración en Plesk / cPanel

# Ejecutar cada día a las 3:00 AM
0 3 * * * /usr/bin/php -f /var/www/vhosts/DOMINIO/PATH/systema/modules/resultados/cleanup.php

¿Qué hace el cron?

• Busca registros en resultados_anuales con zip_status = 'preparado' y zip_expires_at < NOW().
• Elimina los archivos T1.zip, T2.zip, T3.zip, T4.zip de assets/resultados/{año}/.
• Resetea zip_status = NULL, zip_generado_at = NULL, zip_expires_at = NULL para permitir regenerar.